Microsoft! Microsoft Teams: Goodbye, Skype for Business?

Scheinbar heimlich still und leise hat sich Microsoft Teams als weiteres Element in viele Office-365-Installationen eingeschlichen. Zunächst gab es selbst für eingefleischte Microsoft-Kunden auch so manches Rätselraten, was das neue Tool sein soll: Ist es ein neues Kollaborationstool wie SharePoint oder ein Kommunikationstool wie Skype for Business oder eine Eintagsfliege? Einig war man sich offenbar nur, dass Teams irgendwie – dem vor allem in den USA beliebten webbasierten Instant-Messaging-Dienst – Slack Konkurrenz machen soll.

Virtueller Arbeitsraum

Im Laufe der Preview-Phase, die Ende 2016 einsetzte, wurde aber immer klarer, wohin die Reise gehen soll. So hat Microsoft Teams bis Frühjahr 2018 der Gates Company zufolge schon mehr als 200.000 Unternehmen weltweit überzeugt, die ihrerseits wiederum innerhalb eines Jahres bereits mehr als drei Millionen Teams erzeugt haben. Mit der Integration in Office 365, das von mehr als 1,2 Milliarden Menschen global genutzt wird, will Microsoft länderübergreifend die Zusammenarbeit in Unternehmen und Organisationen jeder Art erleichtern.

Ein sogenanntes „Team“ gilt ein virtueller Arbeitsraum, „in dem möglichst viele digitale Arbeitsprozesse, die in der Gruppe stattfinden, an einem Ort gebündelt sind“. Ein wichtiges Argument für Microsoft Teams ist, dass damit neue Technologien wie Bots und Künstliche Intelligenz in den Arbeitsalltag Einzug halten werden. Teams bringt zudem alle an einen virtuellen Tisch, auch externe Gäste. Entweder das eigene oder ein anderes Team ist über das Smartphone mobil immer dabei, was mit Blick auf den Modern Workplace oder Work 4.0 die nahtlose und ortsunabhängige Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglicht.

Hub für Teamwork und Arbeiten 4.0

Co-Authoring wird laut Microsoft so einfach wie nie zuvor, weil Dokumente aus Word, Excel oder PowerPoint über OneDrive oder eine SharePoint-Teamwebseite zentral zusammengeführt werden und allen Berechtigen sofort zur Verfügung stehen. Nachdem Microsoft Ende September 2017 ankündigte, dass Teams die Kommunikation mit Skype for Business ablösen soll, wurde auch bekannt, dass in Meetings und Telefonaten nun bis zu 250 Personen teilnehmen können – auch Nicht-Mitglieder einer Organisation. Das ist ein weiterer entscheidender Vorteil.

Tatsächlich wird Skype for Business für das Telefonieren aus der Microsoft-Cloud in Teams integriert, ebenso wie sie viele andere Office-Anwendungen und solchen von Dritten wie YouTube, Trello oder Adobe Creative Cloud in Teams integrieren lassen. Somit präsentiert sich Microsoft Teams als Hub für Teamwork oder als „Cockpit für 360-Grad-Kollaboration“.

Teams ist schneller und sicher

Im Unterschied zu Kommunikations- und Collaboration-Klassikern wie Outlook, Skype for Business und SharePoint soll Teams künftig nahezu alles an einem Ort vereinen und im Handumdrehen einen gemeinsamen Arbeitsraum bereitstellen, während das bisher oft Tage dauert. Ein Team lässt sich ganz schnell erstellen und mit Teilnehmern aus dem eigenen Mitarbeiterumfeld füllen.

Externe Gäste können über Sicherheitscodes eingeladen werden, an einer solchen virtuellen Konferenz teilzunehmen. Das ist nur ein Bereich von vielen Security- und Compliances-Features, die in Teams eingebaut sind, denn die Kommunikationsplattform basiert nun mal auf Office 365 als Cloud-Lösung. Die Lizenzierung für den erweiterten Schutz von Informationen hängt von den jeweiligen Plänen oder Abo-Modellen für Office 365 ab. Alle Office-Pakete bieten Überwachung und Berichterstattung; die Enterprise-Versionen (E3/4 und E5) verfügen darüber hinaus über Archive, eDiscovery, Funktionen für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und die Compliance-Suche in Inhalten.

Teams hat viel Potenzial

Nach den genannten 200.000 Organisationen im Frühjahr 2018 – ein Jahr nach Einführung – waren es im September schon 329.000, die Teams einsetzen – und das in 44 Sprachen weltweit. Das macht Teams zu der am schnellsten wachsenden Business-Anwendung in der gesamten Microsoft-Geschichte. Von einer Eintagsfliege, wie anfangs befürchtet, kann also keine Rede sein, auch wenn es anfangs noch kleinere Kinderkrankheiten gab.

Das IT-Beratungshaus All for One Steeb aus Filderstadt bei Stuttgart sieht - als führender Microsoft-Partner für Office 365, Exchange und Skype for Business – viel Potenzial in Teams und unterstützt Unternehmenskunden darin, den reibungslosen Umstieg vorzunehmen. Auf dem hauseigenen, jährlich stattfindenden Mittelstandsforum in Ulm hat All for One Steeb der neuen Kommunikations- und Collaboration-Plattform einen prominenten Platz eingeräumt.

Alexander Beck, Senior Consultant Communications, hielt eigens zu diesem Thema einen Vortrag auf dem Mittelstandsforum. Beck sagt zum Umstieg auf Teams: „Skype for Business ist zwar funktional, wird aber nicht mehr weiterentwickelt, da Microsoft alle Energie in die Weiterentwicklung von Microsoft Teams steckt. Teams ist schlicht die Antwort für eine optimale Zusammenarbeit – auch über Organisationsgrenzen hinweg. User versuchen nicht mehr, frustriert ihre Projekte mit verschiedenen Tools voranzubringen. So wird erst gar keine Schatten-IT ausbildet. Meine Empfehlung: Wer jetzt wechselt, sollte nicht auf Skype for Business setzen, sondern direkt auf Teams umsteigen.“

Sie interessieren sich für weitere Beiträge zum Thema New Work? In unserem Interview mit Jörg Mecke erfahren Sie, wie Sie Tools erfolgreich in Ihrem Unternehmen integrieren.

Quellen: Titelbild und Screenshots, alle Microsoft-Teams-YouTube-Kanal