Viele Mittelständler erfassen ihre Key Performance Indicators (KPIs) immer noch mit zahlreichen Excel-Tabellen. Der oder die Verantwortliche sammelt alle Zahlen, die anschließend regelmäßig unternehmensweit zusammengeführt werden. Das Ende vom Lied: aufwändig, unpraktisch und nicht aktuell.
Zusätzlich entstehen möglicherweise leicht Chaos und Fehler. Entscheidungen über Prozesse werden kontraproduktiv, weil Zahlen nicht gestimmt haben. Folge: unzufriedene Kunden und unter Umständen entsprechende Verluste. Doch warum das alles, denn beispielsweise über ein modernes Cloud ERP könn(t)en Dienstleister ihre Zahlen zentral erfassen. Außerdem wird die Aufstellung sauber und übersichtlich in Dashboards dargestellt.
Die größte Hürde besteht meist in den Köpfen der Mitarbeiter. Lohnt sich die Investition in ein ERP-System überhaupt? Verantwortliche müssen Prozesse umstellen und haben dann zwar laufende Kosten für „Miete“ der Software, dafür aber keine hohen Einstiegskosten in Form von Lizenzen oder Hardware. Die Projektplanung wird akkurater, Termine werden besser eingehalten, Personal besser ausgelastet, Kunden werden zufriedener und die Wirtschaftlichkeit steigt. Beim Zusammentragen und Auswerten der Zahlen spart man sich sehr viel Zeit und arbeitet somit effizienter. Das alles sind klare Wettbewerbsvorteile.
Warum verlieren Kolleginnen und Kollegen den Überblick? Beispiel: Eine Anwaltskanzlei hat beispielsweise diverse Abteilungen und Unterabteilungen. Die Verantwortlichen erhalten per Mail Rückmeldungen der Klienten, erfassen geleistete Stunden in einem zentralen Tool. Dennoch stehen vereinbarte Stunden in einem Angebot als PDF-Datei. Weitergesponnen: Es gibt weitere zentrale Erfolgskennzahlen (KPIs), viele Kunden und noch mehr Projekte. Der Abteilungsleiter muss „nur“ viele Kunden im Blick haben, der Geschäftsführer hingegen alle. Sobald etwas schief geht, mehrere Kunden einerseits zu lange Zahlungsfristen „auslösen“, andererseits aber viele Ressourcen benötigen, kann das die Liquidität des Unternehmens gefährden.
Dank cloudbasierter ERP-Software ist es heutzutage sehr einfach, Zahlen in einem zentralisiertem System zu erfassen – egal ob im eigenen Büro, im Zug oder bei Kunden. Auf einem Dashboard ein Geschäftsführer die aktuellen Zahlen und was er für die Planung benötigt. Bereits geleistete Wochenstunden pro Kunde und Projekt werden als Diagramm angezeigt. Gezahlte Rechnungen und noch zu leistende Aufgaben stehen vergleichbar gegenüber. Der Geschäftsführer kann kombinieren, auswerten und auf Basis der Daten solide planen. Unternehmensprozesse und -projekte lassen sich damit besser steuern.
Erst wenn Dienstleister anfallende Umsätze, Aufträge und Projektzustände zentral in einem integrierten System sammeln, lassen sich Kundenprojekte über den gesamten Lebenszyklus hinweg optimal steuern. Der Mittelstand gewinnt so seinen Überblick über wichtige Daten von Kundengewinnung über Projektdurchführung bis zum Zahlungseingang. Projektmanager planen mit diesen Daten Projektkosten und treffen damit schon vorab Aussagen über dessen Rentabilität. Sie weisen Ressourcen zu und überwachen den Projektverlauf. Von diesen Angaben lassen sich KPIs ableiten, die Abweichungen von Soll-Größen sichtbar machen und den Mitarbeitern als Orientierung dienen. Je nach Rolle im Unternehmen, „baut“ sich jede Kollegin und jeder Kollege sein individuelles Dashboard. Auf dem Smartphone, Laptop oder Tablet sind die Projektbegleiter so beim Kunden vor Ort auskunftsfähig.
Einzellösungen zur Erfassung von Daten sowie Messung von KPIs sind für Dienstleistungsunternehmen wenig zukunftsweisend. Daten müssen heute aktuell an einem zentralen Ort festgehalten werden und für alle Verantwortlichen einsehbar und auswertbar sein. Das ermöglichen ERP-Lösungen aus der Cloud. Mit ihnen treffen mittelständische Unternehmen schnell wichtige Entscheidungen. Weitere Informationen finden Sie im kostenlosen E-Book „Erfolge optimieren. Die wichtigsten KPIs für Dienstleister“.
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